Zarządzanie firmą. Znaczenie delegowania zadań.

Delegowanie to przypisywanie odpowiedzialności i uprawnień innej osobie w celu wykonania danego zadania, ale zachowujesz ogólną odpowiedzialność za jego powodzenie. Delegowanie uprawnień jest bardzo ważne dla każdej organizacji, ponieważ wzmacnia pozycję pracowników lub członków zespołu. Niezbędne jest dzielenie się uprawnieniami i obowiązkami między osobami w firmie. 

Cele delegowania zadań.

Wydajność.

Efektywność pojawia się, gdy obowiązki są przekazywane osobom posiadającym umiejętności odpowiadające danej roli. Pozwól członkom zespołu wykonywać rutynowe czynności samodzielnie, podczas gdy ty planujesz i opracowujesz strategię na następny krok. Zapewni to odpowiedni czas na planowanie, mniej stresu i większą wydajność.

Rozwój.

Liderzy zespołów posiadają umiejętności i zdolności, które mogą być przekazywane innym członkom zespołu. Najlepszym sposobem na to jest nauczenie ich nowych umiejętności, a następnie delegowanie obowiązków w celu wykorzystania już nabytych umiejętności. Znaczenie delegowania jest również w rozwoju zespołu; możesz zlecić rozwój zespołu doświadczonym członkom zespołu, zwiększając w ten sposób ich umiejętności mentorskie i decyzyjne.

Upodmiotowienie.

Upodmiotowienie to pozwolenie innym na stanie się ekspertami w tym, co robią, nawet jeśli są poza twoimi umiejętnościami. Sprzyja to osobistemu rozwojowi członków zespołu, prowadząc do ogólnego sukcesu zespołu.

Strategia.

Dobry lider nie robi, on lub ona planuje i trenuje. Po szkoleniu członkowie zespołu przyjmują przypisane im role i wypełniają je pod nadzorem lub bez niego. Kiedy zadania są ukończone, nowe zadania mogą być podejmowane z maksymalnym zaufaniem.

Delegowanie zadań odbywa się nie tylko w dół, ale także w górę. Niezależnie od przydzielonych zadań zarządczych, ważne jest, aby śledzić postępy i prowadzić zespół w kierunku sukcesu.

Porady dla menedżera delegującego zadania.

Przydzielając role, zawsze upewnij się, że istnieje najlepszy proces wyboru osoby do delegowania, komunikuj swoje oczekiwania w najlepszy możliwy sposób i monitoruj, aby upewnić się, że prawidłowe procesy są utrzymywane i przestrzegane. Proces monitorowania będzie skuteczny, gdy osoba delegująca zadania będzie osobiście z nich korzystać. W ten sposób linie komunikacji są wzmacniane poprzez zadawanie pytań.

Aby spełnić oczekiwania, należy śledzić, jak rzeczy są wykonywane i chwalić to, co należy. Możesz także praktykować konstruktywną krytykę i zawsze pytać zespół, co ich zdaniem należy zrobić, aby uzyskać lepsze wyniki w przyszłości.

W większości przypadków liderzy niechętnie powierzają innym decyzje, które mogą mieć wpływ na ogólne funkcjonowanie organizacji z prostej obawy, że sprawy nie zostaną wykonane zgodnie z oczekiwaniami lub życzeniami. Dlatego też, jako lider, czasami ważne jest, aby poświęcić indywidualne pomysły na delegowane zadania, o ile jakość wyników pracy jest na akceptowalnym poziomie.

Korzyści dla firmy.

Sprawniejsze zarządzanie.

Dzieje się tak dlatego, że przełożeni są bliżej pracowników i są częścią wszystkiego, co się dzieje, a jedynie muszą być upoważnieni do dokonywania uzasadnionych osądów. Dobrym przykładem jest sytuacja, w której kierownik sprzedaży podejmuje decyzje dotyczące sprzedaży na swoim terytorium bez wpływu dyrektora generalnego znajdującego się daleko od centrali.

Odciążenie pracy menedżerów.

Kiedy jedna osoba jest odpowiedzialna za wiele zadań, wkrada się nieefektywność i prowadzi do błędnych decyzji, które negatywnie wpływają na działalność firmy. Gdy przełożony lub menedżer jest odciążony z niektórych funkcji, może skoncentrować się na ważniejszych kwestiach związanych z zarządzaniem. Na tym właśnie polega znaczenie delegowania zadań. Na przykład, stratą czasu dla menedżera będzie spędzanie czasu na sprawdzaniu osobistych kart czasu pracy młodszych pracowników, zamiast kierowania tego czasu i energii na zajmowanie się ogólnymi celami organizacji. Te mniejsze role powinny być delegowane na niższy poziom nadzoru.

Szybsze podejmowanie decyzji.

Szybkie podejmowanie decyzji jest możliwe, ponieważ niepotrzebne biurokratyczne kanały, które były początkowo stosowane w celu podjęcia prostych decyzji, zostają przerwane. Decyzje podejmowane na miejscu oszczędzają organizacji wiele początkowo zmarnowanego czasu.

Większe morale pracowników.

Kiedy podwładni mogą samodzielnie podejmować decyzje, przyjmują na siebie odpowiedzialność. To z kolei zwiększa ich pewność siebie i ogólną wydajność.

Podsumowanie.

Przed delegowaniem ról lub uprawnień należy upewnić się, że podwładni rozumieją swoje obowiązki i wszystkie cele organizacyjne. Ponadto muszą oni posiadać niezbędne uprawnienia umożliwiające im wykonywanie przypisanych im funkcji, tj. uprawnienia muszą być współmierne do odpowiedzialności podwładnych.

Tylko obowiązki powinny być delegowane na podwładnych, a nie odpowiedzialność. Oznacza to zatem, że przełożeni nie mogą uchylać się od odpowiedzialności za delegowane funkcje lub obowiązki. Wreszcie, podwładni muszą być świadomi swoich ograniczeń władzy na różnych stanowiskach i muszą być odpowiedzialni przed jednym przełożonym. Wszystko to musi być przestrzegane, aby delegowanie zadań było skuteczne.